18 herramientas que te ayudarán a ser más productivo si trabajas por Internet desde casa

La productividad ha sido, desde hace mucho tiempo, uno de los temas que más me han interesado. Ser eficiente me ayuda a reducir el número de horas totales que invierto al día en el trabajo. Es por ello que he ido buscando las herramientas que ayudan a ser más productivo si trabajas desde casa.

Trabajar desde casa no resulta sencillo. Más allá de los posibles riesgos de tener tan cerca el frigorífico, trabajar en pijama, desde el sofá o no saber desconectar está el no ser productivos, el no aprovechar cada hora de la jornada.

La comunicación es clave para tu productividad

Si trabajas desde casa y lo haces con un equipo en remoto hay un aspecto que no debe fallar: la comunicación. Mantener un contacto rápido y ágil con el resto de integrantes del equipo o simplemente con colaboradores, jefes u otros compañeros es vital.

Existen diferentes opciones que podrían ir desde el tradicional teléfono hasta el uso de aplicaciones de mensajería. Lo importante es que no mezcles sistemas que uses para temas personales. Es decir, podrías usar WhatsApp si quieres pero no seré yo quien te lo recomiende.

• Usar el correo electrónico no es la opción más idónea para comunicarse con un equipo, menos aún si es una comunicación frecuente. Slack es la solución de comunicación de equipos más popular en la actualidad. Servicio que permite crear grupos con los que estar en contacto y a través del cual también podrás compartir enlaces, archivos e incluso integrar otro servicios externos. Más información Slack.
• Google Hangouts es otra de mis opciones de comunicación directa favoritas. Si usas los servicios de Google y la persona con la que quieres comunicar también, la solución de mensajería de Google no sólo es efectiva sino que la tendrás accesible desde Gmail web. Además permite hacer vídeo llamadas.
• Y si de servicios de llamadas hablamos no puedo dejar fuera Skype. El servicio de VoIP es multiplataforma, la mayoría de usuarios tiene cuenta y su funcionamiento es tan sencillo que no resulta un problema de uso para nadie. Descargar Skype.

Gestionando las tareas

Llevar una clara gestión y control de las tareas a realizar es vital en cualquier trabajo pero si lo hacemos desde casa más aún. He usado muchas soluciones y al final, las que más me han convencido han sido tres.

• Trello es la primera opción. Un servicio de gestión de tareas, proyectos o en definitiva cualquier cosa que necesites, basado en tarjetas. Para el trabajo en equipo es perfecto pues podrás crear diferentes listas, asignar tareas a cada miembro, establecer fases y mucho más. Es la metáfora digital de usar pos-it. Más información Trello.

• Asana es otra solución a la organización del trabajo en equipo. Es una solución muy completa que permite gestionar proyectos, tareas, comentar los avances y un gran número de opciones extras para repartir tareas o llevar un control de los avances. Más información Asana,

• Todoist es otro gestor de tareas, pensado principalmente para ser usado de forma individual aunque gracias a su opción de compartir tareas o enviar listas por mail permite trabajar con otros. Para muchos Wunderlist es mejor opción, es cuestión de gustos pero ambas te gustarán seguro. Más información Todoist.

Optimizando tu tiempo

Trabajar frente al ordenador puede resultar un problema si no tienes cierto control. En internet encuentras motivos de sobra para distraerte de tu tarea principal fácilmente. Es por ello que siempre recomiendo dos soluciones.

La primera es Rescue Time, un servicio que te permite saber en qué has invertido tu tiempo. El servicio es capaz de registrar tu actividad. Así, al final del día, semana o mes, podrás saber qué páginas webs, aplicaciones y programas has usado y durante cuánto tiempo. La versión gratuita es un buen comienzo pero si quieres más detalle tiene una versión Pro que cuesta 9$ al mes.

La segunda es hacer uso de la técnica Pomodoro. Una solución que consiste en fijar pequeños intervalos de tiempo en los que sólo nos dedicaremos a la tarea seleccionada. Una vez finalizado ese periodo de tiempo haremos un pequeño descanso para volver a continuar. Esto que parece algo tan simple es altamente efectivo. Y para aplicar Pomodoro existen diversas aplicaciones que podrás instalar tanto en tu ordenador como dispositivo móvil. Para Android hay varias opciones en Google Play. Igualmente para iOS encontramos alternativas como Comodoro Time o Flat Tomato, aunque hay más incluso para OS X.

Almacenamiento online

El almacenamiento online es de los básicos. En Anexo M ya hemos mostrado muchas alternativas. Google Drive, OneDrive y Dropbox son las tres opciones más populares para el uso personal aunque también podríamos sumar iCloud. Si quieres conocer qué ventajas ofrece cada uno puedes consultar nuestra comparativa en la que los ponemos frente a frente.

Si quieres o necesitas enviar contenido de forma cómoda a otros usuarios y su tamaño en MB o GB es importante, la mejor opción es recurrir a WeTransfer. Un servicio muy sencillo de usar, accedemos a la web y cargamos el archivo a compartir, establecemos dirección de mail del destinatario y listo. Una vez subido le llegará un mail con enlace para que acceda al archivo. Si tenemos la opción PLUS de WeTransfer no tendremos limitaciones. Más información WeTransfer.

Ofimática online

Ya que hablamos de archivos en la nube es importante que también lo hagamos de editores online. Google Docs, Office 365 o iWork son tres soluciones ofimáticas que nos permiten trabajar con documentos que podamos tener almacenados en la nube. Así, vayas dónde vayas, podrás acceder y trabajar con ellos con sólo tener un navegador y conexión a internet.

Extras

Lo anteriormente visto más las aplicaciones necesarias para llevar a cabo tu trabajo sería el kit principal. Claro que hay una serie de aplicaciones y servicios que ofrecen extras interesantes.

• Si trabajas con compañeros ubicados en países con zonas horarias diferentes Timezone puede ser una más que gran ayuda. El servicio te permite conocer de forma rápida qué hora es en cada lugar. Así sabrás si puedes o no contactar con ellos de forma inmediata.
• Basecamp es uno de los servicios más populares para el trabajo en equipo. Un servicio que permite organizar equipos de trabajo según roles, responsabilidades y objetivos. Si eres el encargado de la gestión debes conocerla.
• Invision es un servicio que ha ido ganando más y más popularidad en los últimos meses. Se trata de una herramienta que permite colaborar y trabajar en tiempo real con otros usuarios sobre temas de diseño principalmente. Usada por grandes compañías, resulta altamente productiva.

Como puedes ver las soluciones para mejorar tus productividad cuando trabajes desde casa son muchas. Y no hemos listado todas, hay más aún. De todos modos es importante que no te obsesiones con querer usarlas todas o probarlas ya. Si algo he aprendido con el paso de los años es que los cambios han de hacerse gradualmente, incorporando mejoras, apps o servicios de forma progresiva y nunca preocupándose antes por las herramientas productivas que por lo que realmente importa, tu trabajo.

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Como he comentado, la productividad es un tema siempre interesante. En Anexo M hemos hablando en más de una ocasión sobre cómo mejorar nuestra eficiente. Así que te dejo unos cuantos enlaces que posiblemente encuentres interesantes:

• El reto de la productividad delante del ordenador y la lucha incesante contra las distracciones
• Mejora tu productividad: técnicas y consejos
• Guía para convertirte en un maestro de la productividad con Evernote
• Extensiones de OpenOffice para mejorar la productividad
• Outlook para Android y iOS: todo lo necesario para ser realmente productivo
• 12 extensiones de Chrome que te facilitan la vida
• Monitorizar internet, cómo estar antetos a lo que ocurre con tus temas de interés