Con la vuelta a la rutina dentro de pocos días, aunque algunos ya lo habréis hecho y con suerte otros comenzaréis las vacaciones ahora, lo más importante es comenzar con buen pie. Y para ello, nada mejor que hacerlo de forma organizada. Organizarte con eficacia es posible si evitamos los errores cometidos anteriormente así que nada mejor que reiniciar nuestros hábitos tecnológicos o simplemente aprovechar cada una de las oportunidades que ofrecen.
Dominando el calendario
Cuando usábamos un calendario o agenda física parece que la información estaba más organizada. Al menos esa impresión teníamos si no éramos capaces de dominar las opciones digitales. Y en parte es lógico porque si un problema existe con las soluciones digitales es que perdemos antes el foco sobre lo que de verdad importa.
Por ello, lo primero que deberíamos hacer para dominar la gestión con un calendario digital es buscar una aplicación que nos permita ver lo que nos interesa de forma clara. Con las ventajas que ofrecen los smartphones o tabletas, os invitaría llevar toda la gestión de calendarios desde ello. Y sobre todo hacer uso de algunas de las mejores aplicaciones existentes. Mi elección es Fantastical 2 pero tanto Any.Do Cal, SolCalendar o Sunrise Calendar son buenas alternativas.
Una vez seleccionada vuestra opción, debemos construir el hábito de consultarlo a primera hora del día para ver si necesitamos preparar material, coger algo que nos hará falta, etc… durante el día para los eventos o citas que tengamos agendados. Y también a última hora del día. El motivo de hacerlo al final de la jornada laboral o nuestro día, ya en casa, no es otro que podar extraer las citas del día siguiente y prepararnos.
Por lo demás, intenta evitar usar el calendario o agenda como gestor de tareas. Es importante tener clara la diferencia entre tareas y citas o eventos. Si no es así terminaremos por “ensuciar” nuestro calendario de tal forma que dejará de ser útil.
Gestores de tareas
Anotar todo en el calendario ya hemos comentado que no resulta ser una buena idea. Para solucionarlo podemos usar una libreta tradicional o uno de los numerosos gestores de aplicaciones que existen. Yo os animo a que optéis por los gestores.
Tanto para Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows o Linux existen aplicaciones muy completas. Algunas con opciones más avanzadas y otras más sencillas. Lo importante es que optéis por la que mejor se adapte a vosotros o sea capaz de cubrir vuestras necesidades.
Si no tenéis idea de por donde comenzar o cual elegir, Wunderlist es una gran opción. Disponible para diferentes plataformas y con versión web. Podréis acceder a vuestras listas de tareas desde cualquier lugar. Y lo que es más importante para los recién llegados, su interfaz es sencilla y funcional.
La información siempre accesible, siempre organizada
En la nueva corriente paperless, decir adiós al papel es posible. Incluso, me atrevería a decir que mucho más cómodo y eficiente en todos los aspectos. Para mantener nuestra información siempre organizada nada mejor que hacer uso de algún servicio de notas online. Si seguís Anexo M ya sabréis que dos propuestas os vamos a mostrar. Exacto, Evernote y OneNote.
Evernote es posiblemente la opción más popular. Y no es para menos, han conseguir un gran apoyo por parte de los usuarios por diversos motivos. Son multiplataforma, ofrecen extras como la extensión webclip para navegadores y se puede adaptar a cualquier necesidad o incluso método de organización. Nosotros ya os mostramos una guía para ser un maestro de la productividad con Evernote. Sólo es cuestión de comenzar bien organizados para que tener toda nuestra información bien organizada sea fácil y rápido.
La otra opción, Microsoft OneNote, es una alternativa muy a tener en cuenta. Con importantes capacidades y algunos ligeros cambios respecto a Evernote, la solución de notas de Microsoft sumado a su servicio de almacenamiento OneDrive resultan combinación ganadora.
Almacenamiento online, tus datos siempre accesibles
Luego tenemos el punto de poder acceder a nuestros datos siempre que sea necesario. Es cierto que por temas de privacidad, algunos usuarios no terminan de confiar del todo en estos servicios. Lo cierto es que son muy seguros y no deberíamos de tener tanto miedo. Aún así, no se trata de tener todos los datos y documentos. Sólo los que sabemos que podemos necesitar en el día a día.
Por ejemplo, archivos con los que estemos trabajando o material de consulta para las clases, fotos, facturas… El único consejo que os daría a la hora de elegir uno es intentar que el resto de aplicaciones que usemos se integren con él. Es decir, si usamos Google Docs, usar Google Drive como almacén y no Dropbox. Que no es incompatible pero siempre será más sencillo para tener todo unificado y mejor controlado en un sólo lugar.
Algunos de los mejores servicios de almacenamiento son Dropbox, Google Drive y OneDrive pero hay más. Incluso podemos optar por servicios para almacenar grandes cantidades de datos que consideremos menos importantes pero ocupen mucho.
En Anexo M Blog oficial de Jazztel | 10 servicios online que te permitirán trabajar desde cualquier lugar
Imagen | Waag Society