Existen muchos gestores de tareas en la actualidad. Algunos de ellos están disponibles para una única plataforma o ecosistema, otras se abren un poco más y muy pocas son realmente multiplataforma. Si estas buscan un gestor de tareas te voy a contar cómo Todoist se ha convertido (esta vez sí) en mi gestor definitivo.
Las claves Todosit
Todoist es una de esas aplicaciones sencillas pero a su vez elegante y efectiva. Su interfaz no suma complejidades y cualquier usuario puede comenzar a usarla sin tener que sufrir una amplia curva de aprendizaje. Sin importar que estemos en la versión móvil, escritorio o web el acceso a las tareas, listas y proyectos es muy ágil.
A esa interfaz tan bien cuidada se suma el ser multiplataforma. Es sin duda una de las claves más importantes. En un momento en el que hoy usas Windows y iOS para mañana pasar a OS X y Android o cualquier otra combinación, un usuario que busque la productividad no puede andar cambiando de gestor por haberlo hecho de sistema operativo.
Otra de las claves de Todoist es su integración con servicios de terceros. Me explico, podemos adjuntar archivos desde Dropbox o Google Drive, mapas de Google Maps o Apple Maps, aprovechar las ventajas de Zapier o TaskClone y, sobre todo, el inmenso potencial de IFTTT y sus recetas de automatización.
Pero ojo, hay más. En mi caso la primera es la integración que hace en iOS gracias a la última versión del sistema móvil de Apple y su uso de widgets en el Centro de notificaciones. Desplegar el Centro de notificaciones, ver las tareas que tengo programadas e incluso marcarlas como completas es muy práctico.
La segunda es la integración en la interfaz web de Gmail (también con Postbox, Outlook o Thunderbird). No soy amante de los clientes de correo en mi Mac, siempre consulto Gmail desde la web por lo que el plugin de Todoist para Chrome o Firefox me permite consultar y crear tareas directamente desde el mail. Un práctica que también favorece al inbox cero.
Para finalizar, las propias opciones que ofrece Todoist se han indo convirtiendo en aspectos imprescindibles para mi día a día. La posibilidad de gestionar tareas y subtareas, crear proyectos y subproyectos, etiquetas para filtrar, fechas de vencimiento, tareas repetitivas, etc. Eso sí, algunas opciones sólo para usuarios Premium, pero es un precio muy asumible si de verdad te interesa.
Todoist y el karma
Puede que aún no te haya convencido para dar el salto a Todoist. Igual piensas que tu aplicación ya ofrece todo eso, la sincronización que es muy buena en Todoist tampoco te va nada mal en tu app, y para colmo estás muy adaptado a su interfaz y atajos de teclado. Perfecto, si es así no cambies a menos que algo te haya llamado la atención. Y si no lo has encontrado aún atento.
Todoist incorpora un sistema de Karma que nos va valorando nuestra productividad. A medida que marcamos una tarea como realizada el karma va subiendo. Al final de la jornada, la semana o el mes podrás consultar cuál ha sido tu evolución. Para usuarios que ya tienen bien interiorizado todo esto de la gestión de tareas puede resultar prescindible, pero si recién comienzas te ayudará a ser constante. Y es que, como se suele decir, si no puedes cuantificar algo es que no ha pasado.
Todoist, ¿por dónde empiezo?
Si ta haces uso de un gestor de tareas y te estas planteado dar el salto a Todoist puede que también te preguntes por dónde comenzar. Todo dependerá un poco de las tareas que tengas aún pendiente. Pasarlas todas de una aplicación sería ideal pero a veces resulta molesto por el número de tareas.
Mi recomendación es ir haciendo la migración de forma definitiva. Si tienes algún proyecto que vaya a extenderse en el tiempo pásalo a Todoist. Si no es así ve acabándolos y marcándolos como hechos en tu gestor de siempre. Ya las nuevas tareas las irás añadiendo a Todoist.
Todoist es el mejor gestor de tareas que he probado. No es perfecto, de acuerdo, pero se acerca mucho. Me permite llevar a cabo una gestión de mis tareas acordes a mi forma de gestionarlas, algo que no evita que sea compatible con otros métodos de gestión de la productividad. Algo muy extraño tendría que pasar para que dejase de usarlo pero viendo cómo avanzan, los planes que tienen para el futuro como la integración de sus gestor en el Apple Watch… creo que Todoist es ya mi gestor de tareas definitivo.