Novedades en Zoho Docs

Ya hemos hablado en alguna ocasión de la suite de programas que nos ofrece Zoho, donde tenemos buenas opciones para trabajar en la nube, donde tiene una suite de programas ofimáticos y empresariales cubriendo tanto las áreas de usuario doméstico como de usuario profesional. Hoy vamos a comentar las últimas novedades en Zoho Docs que nos permitirán compartir documentos de forma más sencilla.

Se trata de ir un paso más allá de la simple compartición de carpetas que nos ofrece por ejemplo Google Docs, sino que se trata de compartir un espacio de trabajo, lo que permitirá compartir documentos de forma más flexible y organizar de forma diferente los documentos. En definitiva sería el equivalente a un repositorio documental en la nube.

A la hora de trabajar con Workspaces, simplemente tenemos que crear nuestro espacio de trabajo compartido y enviar las invitaciones a los contactos con los que queremos mantener el contacto y trabajar de forma colaborativa. Iremos a la opción de menú Mi espacio de Trabajo, y crearemos un nuevo espacio de trabajo que nombraremos como queramos, en mi caso AnexoM, y añadimos los destinatarios con los que queremos compartir desde nuestros contactos.

Una de las opciones que echo en falta es la de poder añadir usuarios que no estén directamente en mi lista de contactos. Es una opción que deberían flexibilizar a la hora de compartir documentos, aunque los añada posteriormente de forma automática a nuestra lista de contactos. Esto no supondría ningún problema con usuarios de Gmail o Yahoo, que pueden identificarse directamente con dichas cuentas de correo en Zoho sin problemas.

Otra de las opciones interesantes a la hora de compartir un espacio de trabajo es la posibilidad de individualizar los permisos que otorgamos a los usuarios que colaboran con nosotros ya sea como invitado, es decir sólo lectura o colaborador, que le permitirá modificar el documento. A la vez permitirá que los usuarios suban al espacio de trabajo compartido sus propias modificaciones del documento.

Zoho permite trabajar con versiones de documento, guardando distintas versiones, lo que es una opción fundamental a la hora de trabajar de forma colaborativa. Esto no es una de las novedades, pero conviene recordarlo para hacer que nuestro trabajo sea lo más productivo posible. Para ello una vez compartido el documento nos aparecerá dentro de las opciones del menú Acciones la opción de revisiones que nos mostrará que documentos hay guardados y por quién, así como quien lo ha editado y en que orden. También podemos añadir notas que nos ayuden con esta tarea.

Volviendo a los espacios de trabajo de Zoho, otra de las opciones muy interesantes es la posibilidad de crear distintas carpetas en un espacio de trabajo, lo que nos permitirá organizar la información de forma adecuada a nuestras necesidades. Sin duda es una opción interesante cuando se trabaja en un proyecto grande con varias ramas.

Otra de las opciones muy interesantes que nos ofrece la colaboración a través de los espacios de trabajo es saber cuando se han añadido nuevos documentos o se han modificado. Podemos personalizar para cada contacto si queremos configurar estas notificaciones o no, y de esta forma gestionar el espacio compartido de forma menos intrusiva para invitados, por ejemplo. Las notificaciones llegarán a los correos con los que los usuarios están dados de alta.

En definitiva buenas noticias para los usuarios de Zoho, que va dando pasos importantes para convertirse en la opción favorita de muchos usuarios. Si además le añadimos la opción que sacó hace poco para añadir documentos directamente desde Google Docs, la migración de una a otra será lo más sencilla y rápida posible. Cada vez se va integrando más con un mayor número de servicios y mejorando día a día. Sólo le queda aumentar un poco más el espacio que nos ofrece de forma gratuita, 1 GB hoy en día puede ser algo escaso, un correo IMAP y quizás un cliente de escritorio para diferenciarse un poco de Google Docs, pero esto son más deseos que proyectos en realización.

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