Si nunca has usado Google Docs, hoy es un buen día para empezar. ¿Qué ventajas tiene respecto a la típica solución ofimática de escritorio? Sin duda, todo lo derivado de que sea online: que dos o más usuarios editen un documento a la vez, que puedas ver y editar tus documentos desde cualquier ordenador…
La principal desventaja es que pierde funcionalidad respecto a las tradicionales suites de ofimática, a pesar de que día a día Google sigue añadiendo novedades. Si hemos seguido su desarrollo, estaremos de acuerdo en que pronto o tarde se cubrirán esas carencias y llegará a estar a la misma altura, y al final en este caso la nube ganará por inercia. Siguiendo con el artículo, Google Docs se compone de varias aplicaciones:
Documentos
Lo que vendría a ser el procesador de textos de esta suite online, con una interfaz y opciones de formato similares a las que ya estamos acostumbrados en las alternativas de escritorio. Entre las cuestiones interesantes se encuentran:
- Edición colaborativa en tiempo real. De esta manera podemos estar varias personas editando un mismo documento, y Google Docs manejará los cambios y evitará las colisiones.
- Chat entre colaboradores. Mejorando la experiencia anterior, podemos estar hablando sobre cambios en el documento en una barra lateral.
- Control de versiones. Nos permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si fuera necesario.
- Conversión a los formatos más populares: Word (.doc), OpenOffice, PDF, HTML, RTF, texto plano…
- Integración con el buscador. Con un par de clicks podemos buscar páginas o imágenes que contengan ciertas palabras.
- Edición avanzada sobre el HTML y el CSS. Si sabemos usarlo, podemos crear prácticamente cualquier cosa, aunque no sea lo más sencillo de usar.
- Modo a pantalla completa. Si queremos usar todo el espacio disponible podemos activarlo. Por ejemplo, muy útil en ultraportátiles.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo de Google Docs también siguen esa interfaz característica de estas aplicaciones, y también incluyen potentes opciones de colaboración, excepto el chat. Además de lo anterior, merece la pena echar un ojo a estas opciones:
- Posibilidad de crear un formulario. Estos formularios son muy útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o en suscripciones. Esos datos estarán enlazados a una hoja de cálculo para que los podamos procesar y administrar perfectamente. Es tan completo que prácticamente es una aplicación aparte.
- Decenas de fórmulas. Como las alternativas de escritorio, se actualizan en tiempo real y son bastante potentes. Incluso tenemos varias fórmulas para extraer datos en vivo de la web.
- Conversión a formatos de hojas de cálculo: Excel (.xls), OpenOffice, PDF, HTML, CSV, texto plano…
- Gráficos personalizados. Tal y como estamos acostumbrados, podemos insertar gráficos basándonos en los datos de la hoja de cálculo, y podemos personalizar casi cualquier opción.
- Gadgets. En una hoja podemos insertar gadgets, que son como miniaplicaciones basadas en datos de nuestra hoja de cálculo. Los más normales son los gráficos, pero existen otros como por ejemplo de mapas, de conversión de monedas o de traducción de textos. Incluso podemos crear nuestros propios gadgets ya que las especificaciones están abiertas.
Presentaciones
Al igual que los anteriores, es muy sencillo de usar ya que sigue la misma interfaz a la que estamos acostumbrados. Quizás esté un poco más verde que las dos aplicaciones anteriores, pero sigue siendo una buenísima alternativa si queremos realizar una presentación entre varias personas, ya que la colaboración en tiempo real también es posible. Un par de cosas interesantes son:
- Soporte para vídeos de Youtube. Así es, de una manera muy simple podemos insertar vídeos desde Youtube en nuestras presentaciones, y reproducirlos directamente desde ellas.
- Reproducir una presentación y comentarla con otras personas. Podemos hacer pública una presentación, reproducirla a la vez entre diferentes personas e ir comentándola con su chat integrado.
Más…
Otras opciones dignas de reseñar y que afectan a todas las aplicaciones:
- Soporte para plantillas. Este punto es doblemente interesante porque podemos subir y buscar plantillas de forma sencilla, para que cualquiera pueda usarlas. Lleva solo desde verano, pero ya podemos disfrutar de más de 400 plantillas que cumplen funciones muy específicas, como la de rellenar un Curriculum, la de organizar nuestro curso escolar o la de llevar la contabilidad de una familia.
- Organización de PDFs. No podremos editarlos, pero aún así podemos subir PDFs desde nuestro equipo o desde la web, para tenerlos bien ordenados.
- Organización en carpetas. Como si estuviéramos en una aplicación de escritorio, podemos distribuir nuestros documentos en un sistema de archivos.
- Búsqueda integrada. Con la tecnología de Google, podemos buscar sobre nuestros documentos de una manera muy parecida a Gmail.
- Modo offline. Para cuando no tengamos conexión a internet, si tenemos activado este modo podremos ver y editar nuestros archivos de manera normal.
- Vesión móviles. Desde un móvil de última generación como el iPhone podremos no solo ver sino incluso editar hojas de cálculo, por ejemplo.
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