Cinco alternativas para llevar la ofimática a la nube

Cuando decidimos subir documentos a la red, tenerlos siempre disponibles y almacenarlos en alguno de los miles de servicios que hoy en día existen para este propósito muchas veces pensamos en utilizarlos, modificarlos y editarlos en local. Subir documento, bajar documento, editarlo, volver a subirlo. Este sería más o menos el flujo de trabajo. En AnexoM hemos hablado de infinidad de alternativas para trabajar en la nube de forma colaborativa, pero hoy vamos a analizar las cinco alternativas ofimáticas para llevar la ofimática a la nube.

Con sus ventajas y sus inconvenientes cada una nos ofrece un modelo distinto. Dependiendo de nuestras necesidades, de con quién nos relacionamos y del tipo de uso que hacemos de la ofimática, ya sea intensiva o de usuario nuestras necesidades cambian. Por eso es conveniente realizar una revisión de las alternativas que tenemos a nuestra disposición para saber elegir correctamente.

Son dos las principales vías para acceder a la ofimática en la nube. El editor ligero que nos permite trabajar directamente el la nube sin necesidad de tener nada instalado en nuestro ordenador. Es el modelo propuesto por Google o Zoho por ejemplo. El programa instalado en nuestro ordenador que nos permite y trabajar en la nube con apoyo en local para la edición avanzada. Este es el modelo propuesto por Office 365, entre otros muchos. Vamos a ver las ventajas e inconvenientes de las cinco principales alternativas.

Google Docs

Es el principal defensor y promotor del trabajo en la nube sin necesidad de instalar nada en local. La ventaja de su editores de documentos, hojas de cálculo o presentaciones está precisamente en la posibilidad de editarlos desde cualquier dispositivo. Esta opción le da una gran flexibilidad. Podemos editar documentos desde un teléfono móvil, un tablet o un ordenador que no tenga instalado ningún programa ofimático. También aprovecha la opción de complementarse con aplicaciones como OpenOffice o MS Office con complementos que nos permiten subir a la nube directamente los documentos con los que estamos trabajando en local.

Por contra su principal inconveniente está en que para una gestión avanzada no nos servirá. Además la cuestión de los formatos de los documentos creados con MS Office no se garantiza al 100%, podremos abrir los documentos sin problemas, pero no lo más probable es que no tengamos el formato del documento exactamente igual. Esto es un mal que aqueja a todas las opciones distintas a MS Office a la hora de editar los documentos creados con dicha suite ofimática.

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Zoho Docs

Es la gran alternativa a Google Docs en el trabajo directamente en la nube. Comparte la filosofía de tener la posibilidad de editar directamente en la nube sin necesidad de tener nada instalado. Por lo tanto comparte tanto las ventajas como los inconvenientes de la suite de Google. Como Google dispone de complementos que nos permiten subir documentos a la nube desde Open Offcie o MS Office. Una desventaja que muchos le ven, cómo es el caso de no tener cuenta ha logrado vencerla puesto que nos permite identificarnos con nuestra cuenta de Google, de Yahoo o de Facebook, sin necesidad de tener que crear una cuenta específica para este servicio.

Elegir entre una y otra dependerá del uso que le vayamos a dar. Zoho tiene un mayor número de aplicaciones en la nube que pueden ser muy útiles para los usuarios, documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, Wikis, correo, gestión de proyectos, chat, discusiones, etc. Además dispone de un amplio número de aplicaciones de tipo empresarial, como son CRM, facturación, contabilidad o informes, entre otras muchas. Además incorpora algunos complementos que pueden ser muy interesantes para las empresas, como puede ser el complemento para SharePoint que permite editar y crear documentos online con Zoho y administrarlos y mostrarlos a todos con SharePoint.

Más Información | Zoho Docs

Microsoft Office 365

Aunque de momento está en fase beta cerrada, está enfocada a un sector profesional. Incluye funcionalidades de Microsoft Office Professional Plus, Exchange Online, SharePoint Online y Lync Online. Combina la flexibilidad del trabajo en la nube con la potencia y capacidad de edición de la suite ofimática instalada en nuestros equipos. Dispone de una versión para educación que aprovechará los 25 GB de almacenamiento que nos facilita SkyDrive. Permite la edición de documentos, calendarios, correo desde cualquier lugar. Facilita la relación con Microsoft Outlook, Word, Excell, PowerPoint o OneNote.

La gran desventaja que tiene es que se trata de una opción de pago, menos en la versión de educación… Más orientada a dar respuesta a las necesidades de empresas que de usuarios que quizás con las alternativas de Google o Zoho pueden tener suficiente. Además si no tenemos instalado en local MS Office perderemos gran parte de la potencia que nos facilita la edición con programas instalados en nuestros equipos. Supone un paso más a las Office Web Apps.

Más Información | MS Office 365

Oracle Cloud Office

se trata de la apuesta de Oracle por llevar Open Office a la nube. Está claramente enfocado a empresas y también es de pago. Se trabaja con la versión 3.3 de Open Office en la nube y mejora de forma significativa la funcionalidad de esta versión dotándola de flexibilidad a la hora de trabajar desde cualquier ordenador.

Respecto a MS Office 365 cuenta con la ventaja de que la suite de escritorio es gratuita, de manera que la instalación la podemos llevar a cabo en tantos ordenadores como sea menester. La licencia que nos ofrece es perpetua, es decir, que no necesitaremos ir renovando a lo largo del tiempo la suscripción, sino que se paga por soporte anual. El coste de este producto es de 15 euros, por lo que es asequible si le vamos a dar un buen uso.

Más Información | Oracle Cloud Office

LotusLive Symphony

Como en el caso de los otros dos gigantes, Microsoft y Oracle, en este caso se trata de la apuesta IBM por llevar la ofimática a la nube. Y lo hace según el modelo propuesto por Microsoft de complementar ofimática en la nube y en local. Flexibilidad y potencia, utiliza como suite de escritorio Lotus Symphony y lo conecta con el resto de opciones de Lotus.

Más Información | LotusLive Symphony

A la hora de diferenciar entre las tres alternativas de edición tanto en local como en la nube dependerá del grado de integración que requiera nuestra organización. Microsoft, IBM u Oracle son tres gigantes que han realizado una apuesta estratégica en estos sectores. Personalmente la que más me atrae para el usuario medio es la versión de educación de MS Office 365.

Por otro lado, las opciones más interesantes para los usuarios normales, que no necesitan la edición avanzada de la hoja de cálculo, por ejemplo ni le sacan partido a toda la funcionalidad estaría en la edición en local, con la posibilidad de subir los documentos a la nube mediante los plugins para su suite instalada y a la vez utilizar la edición online de Google Docs o Zoho para realizar pequeños retoques o modificaciones.

En AnexoM | Box.net, un interesante servicio de almacenaminto y sincronización online