Da la impresión de que el ser más productivos y rendir más es una constante en la cultura moderna. De ahí que las aplicaciones GTD (un tipo de gestores de tareas) sean tan usadas. Nos ayudan a organizarnos, a “tener las cosas hechas” (Get Things Done). Curioso que en un mundo hiperconectado en que todos llevamos un smartphone en el bolsillo las libretas sean tan populares.
Hay cierto romanticismo en ellas, claro. Que levante la mano quien pueda pasar por una papelería sin llevarse una libreta (teniendo, además, otra empezada en casa). Pero también son muy útiles para tomar notas rápidas, organizar nuestra agenda o como gestores de tareas.
Dicen que “el papel lo soporta todo”, y las libreras lo demuestran dejando a veces a las aplicaciones en segundo plano. Lo demostramos con su flexibilidad y un par de life hacks para organizarnos.
La flexibilidad de una hoja de papel
Las libretas de papel aportan mucha flexibilidad. Más si uno va con un bolígrafo en el bolsillo. Si tenemos que anotar algo rápido, especialmente una ocurrencia volátil, los móviles pueden ser demasiado lentos. Desbloquear, esperar a que se cargue la aplicación, localizar la carpeta donde lo dejaremos y finalmente escribir. Versus directamente apuntar.
Hay aplicaciones como Keeps o Inbox que facilitan el apunte rápido, pero quienes estamos acostumbrados a escribir a mano encontramos más cómodo un boli. Y más rápido. Esto cobra aún más importancia con las ideas nocturnas, esas que se nos ocurren antes de irnos a dormir, o durante.
Otro aporte a la flexibilidad de las libretas es su versatilidad por hoja. Nos explicamos. Una aplicación para organizarnos como Trello, que es de por sí muy flexible, sigue siendo rígida frente al papel. Trello funciona con tarjetas dentro de listas dentro de tablones, y el sistema es inamovible. No puedes hacer bifurcaciones o incluir una lista en dos tablones a la vez.
No puedes dibujar flechas que unan conceptos. En el papel, sí. De ahí que las aplicaciones de mapas mentales parezcan siempre tan limitadas. Les falta ese “algo” que tiene la celulosa. Y hay más.
En la libreta también puedes tener ‘abierta’ una aplicación de cálculo junto a un PowerPoint con un calendario dentro. Sobre el papel es posible combinar una lista de puntos con un cuadrante de Steven Covey (urgente-importante). O dibujar un diagrama de Gantt sobre el que escribir anotaciones por encima. Por contra, cada aplicación suele servir a un propósito específico y diferenciado.
El método ‘bullet journal’ para organizarse
Bullet Journal es un tipo de cuaderno registrado (®). Sin embargo, hace tiempo subió a YouTube cómo hacer uno de sus cuadernos sin tener que comprarlo. No es trivial, e incluso puede parecer confuso al principio. Pero ahorra mucho tiempo si lo usamos bien y permite ver en una sola libreta todo el trabajo que tenemos por delante. Es algo así como una agenda con esteroides.
La libreta se divide en varios tipos de hojas. Las hojas llamadas “Future log” o registros del futuro vienen divididas en seis recuadros, cada una para un mes. Suelen ir al final o al principio, y ocupar cuatro caras (una por trimestre).
Luego están las hojas llamadas “Monthly log” o registro mensual, que abren con el nombre del mes y tienen los números de los días del mes a la izquierda acompañados de la letra del día. Básicamente es un calendario colocado en la hoja de la izquierda, dejando la derecha para ir anotando tareas.
Tras esto viene el “Daily log” o registro diario. Es sobre el que se suele trabajar, y consiste en ir agregando con bullets (listas con viñetas) las tareas. La ventaja de este método es que podemos elegir nuestro propio sistema en base a la prioridad. De nuevo, suena confuso pero es una herramienta extraordinaria. En el vídeo de arriba podemos ver cómo construir uno, o cómo comprarlo.
El sistema ‘Cornell NOTES’ sigue vivo
Corrían los años 50 y el profesor Walter Pauk, de la Universidad de Cornell, diseñó un sistema para tomar apuntes. La hoja de papel, u horizontal de una libreta grande, se divide en tres verticales. Las dos primeras del lado derecho reciben el nombre de “apuntes” o “notas” en general. Y otra a la izquierda llamada “recall”. Además en cada hoja se incluye un tema, la fecha y un número de página.
La columna izquierda puede parecer que elimina espacio útil, pero aporta un lugar sin obstáculos por el que moverse con facilidad. Un margen donde anotar interacciones entre frases y conceptos, sobre el que colocar palabras clave, preguntas, marcadores, etc. Algo parecido tenemos si usamos herramientas como Google Drive o Microsoft Online, con muchos peros.
Son menos visuales y complejas de “dibujar”. ¿Cómo unes cinco frases de un texto de apuntes con una ecuación en el mismo documento? Es más, ¿sabes lo que se tarda en componer una ecuación en Word frente a escribirla a mano? Haz la prueba cronómetro en mano con esta ecuación de Einstein derivada de la teoría de la relatividad.
Hasta que no tengamos pantallas sobre las que tomar apuntes de una forma un poco más natural (hay dispositivos con lapiceros virtuales muy avanzados) parece que las libretas van a seguir con nosotros mucho tiempo. Especialmente si caben en el bolsillo o el bolso.
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