Slack, aprende a sacarle partido a la herramienta de comunicación de moda

Cuando se trabaja en remoto y con un equipo de cualquier tamaño, da igual si son sólo dos o más integrantes, lo más importante es la comunicación. Tener un sistema que permite preguntar, compartir y resolver cualquier cuestión. El correo electrónico es la opción de la mayoría pero no la más efectiva. Slack es la herramienta de comunicación que más está sonando en la actualidad y no es para menos.<!–more–>

¿Qué es Slack?

Slack es una herramienta de mensajería pensada para equipos. Al igual que otras opciones existentes permite crear grupos a los que accederán los diferentes miembros para poder estar comunicados todos, como si estuviesen en la misma oficina. Pero claro, visto así poco interés tendría como para que todo el mundo esté usándola y hablando de ella.

Las ventajas y puntos fuertes de Slack es que no sólo permite crear grupos, conversaciones privadas, canales que serían como salas más generales a las que todos se pueden unir, compartir enlaces o archivos adjuntos, etc… sino que es un servicio altamente configurable.

Slack lo podemos configurar prácticamente a nuestro gusto:

• Podemos personalizar las notificaciones. Desde desactivarlas hasta activar cualquier tipo, sólo las que sean mensajes directos o contengan palabras que hayamos seleccionado. Por ejemplo, si decidimos usar DesarrolloTeam sólo aparecerá una notificación cuando el mensaje la contenga. Esto, si establecemos unos buenos criterios con nuestro equipo puede resultar más que útil.
• Seleccionar cómo se mostrarán los mensajes, de forma limpia, clara y amigable o compacta para evitar posibles distracciones.

• A nivel de tema podemos personalizar el Sidebar con varios esquemas de color ya predefinidos o crear el nuestro propio.
• Para los enlaces y adjuntos podemos seleccionar si queremos que se muestre un previo o no.
• Luego están los tan populares Emojis, podemos seleccionar si queremos que se use texto plano, tipo Apple, Google, Twitter o Emoji One. Lo que cambia es el tipo de dibujo de cada emoji, no es algo imprescindible pero para gustos opciones.
• Búsquedas permite decidir si queremos que en algún canal no realice la búsqueda. Si estáis en varios os ayudará a filtrar mejor y encontrar aquello que buscáis más rápidamente. Establece en qué canales no necesitarás que mire y listo.
• Para ir finalizando tenemos las opciones de seguimiento de lectura.
• Y la última opción, o mejor dicho opciones, es las opciones avanzadas.

Si todo lo visto hasta el momento ya os atrae esperad a saber que Slack se integra perfectamente con numerosos e importantes servicios que muchos usamos a diario como Google Drive, Dropbox, GitHub, Hangouts, Asana, Twitter, Trello o el genial IFTTT entre otros.

¿Cómo empiezo a usar Slack?

Cuando instalas Slack por primera vez un bot llamado @slackbot que te irá guiando para crear canales, grupos y darte información básica de cómo se ínter actúa. Si ya has usado alguna que otra herramienta de comunicación para equipos como HipChat o incluso redes sociales como Twitter te será muy sencillo iniciarte.

En Slack hay diferentes formas de mencionar a una persona, grupo o canal. Según decidas una u otra opción tu mensaje le será notificado sólo a la persona seleccionada o a todos los integrantes del canal o grupo. Claro que aquí también entra la configuración personal que cada uno establezca.

Lo que sí es importante es crear grupos y canales con buen criterio. Si tenemos varios departamentos o equipos podemos tener un canal general para todos y luego grupos donde sólo estarán los implicados directamente. No meter a quien no corresponda en un grupo ayudará a eliminar “ruido” y distracciones.

De verdad, no tiene complicación alguna comenzar a usar Slack como herramienta de comunicación. Sin embargo, lo mejor de todo es que a las pocas semanas comprobarás lo ineficiente que era el intercambiar cientos y cientos de mails que formaban cadenas interminables y donde al final los aspectos claves terminaban perdiéndose.

Trucos para mejorar tu uso de Slack

Pero qué es una herramienta sin aquellos pequeños trucos que te ayudan a trabajar más eficientemente, a realizar acciones de modo más rápido o simplemente más cómodo. En Slack hay muchos pequeños trucos que luego son imprescindibles, descubrirlos no es fácil si no te dedicas a investigar pero afortunadamente siempre hay alguien que ya lo hizo por ti así que ahí van algunos.

• Para los amantes de los atajos de teclado tenemos Comando + K o Ctrl + K según uses Mac o Windows (también sirve Comando + T o Ctrl + T). Con este atajo se activa la caja de búsquedas que permite saltar a una conversación rápidamente. Sólo tendrás que teclear la persona, canal o grupo al que quieres ir y evitar así el tener que desplazarte a golpe de ratón.
• Si observas la zona superior derecha verás varios iconos. En el primero, la @, tendremos acceso a las menciones más recientes. Luego en la estrella a los favoritos y por alto en el icono de tres puntos al resto de opciones para ver tus archivos adjuntados, todos los archivos adjuntos, directorio del equipo, actividad y la ayuda.

• Las estrellas se pueden usar para crear una lista de tareas por hacer. Cuando recibas un mensaje que requiere una acción puedes marcarlos y así tener visibilidad clara de cosas por hacer. Es importante que en cada cliente de Slack que uses (versión móvil o de escritorio) sepas como favoritear un mensaje. En la versión de Mac y Windows aparece una estrella que puedes clicar pero en iOS tienes que mantener pulsado el mensaje hasta que aparezca un menú emergente con varias opciones, una de ellas marcar con estrella.
• Es algo más para usuarios avanzados pero, al igual que con el buscador de Google, puedes usar modificadores para afinar aún más tus búsquedas. Por ejemplo, from: o in: te ayudarán a definir de quién o dónde buscar. Tienes una lista completa en la web de Slack.
• Aprovecha IFTTT. El popular servicio de automatización da opción de crear recetas que te notificarán en Slack cuando algo determinado por ti ocurra. Así podrás olvidar otras opciones o compartir información con el equipo más fácilmente cuando, por ejemplo, añadas una tarea a tu cuenta de Todoist.
• Crea recordatorios a través del comando /remind podrás establecer notificaciones que te avisarán. Por ejemplo, /remind me a las 17:00 pm avisar de la subida del vídeo
• Si te gustan los emojis puedes crear los tuyos propios

Slack, única en su especie

Puede resultar un poco exagerado pero Slack es un servicio único. No es perfecto, tampoco la solución ideal para todos pues no todos tenemos las mismas necesidades pero sin duda merece la pena probarlo.

Si trabajas con otros compañeros de forma remota ayuda y mucho. Sobre todo porque elimina la ansiedad que genera un correo electrónico lleno de mensajes por procesar que no sabemos si son o no urgentes, claves o spam. Así que adelante, y con algunos de los trucos anteriores seguro que te será más fácil aún.

Por cierto, como bonos extra prueba a usar el comando /giphy palabraquequieras, aparecerá un GIF ramdon con el que seguro echáis más de unas risas.