Cómo gestionar documentos en formato digital

La nuevas tecnologías nos permiten poder vivir sin papel, manteniendo todos nuestros documentos en formato digital. Una opción que nos permite entre otras ventajas un mayor control, pudiendo establecer un sistema de catalogación que nos evitará soltar esa repetida frase de «¿dónde habré dejado aquel papel?»

A continuación algunos consejos, aplicaciones y servicios que podremos utilizar para dar el paso del formato físico al digital, aunque algunos documentos tengamos que conservarlos de forma tradicional por temas de validez legal.

Bienvenidos al reino del PDF

En un mundo sin papel el formato PDF (formato de documento portátil) es el rey. Desarrollado inicialmente por Adobe se ha convertido en todo un estándar donde su principal ventaja está en la posibilidad de usarlo independientemente de la plataforma.

Abrir un documento PDF es algo que podemos hacer desde el nuestro ordenador, tablet, móvil, lector de libros electrónicos, etc… Además para la creación de documentos PDF podemos usar una gran cantidad de aplicaciones. De modo que no es de extrañar que se use para facturas, manuales, guías informativas, etc.

Mediante las aplicaciones LibreOffice, OpenOffice o Microsoft Office podremos crear documentos PDF. Pero no son las únicas, incluso en internet podemos encontrar servicios online que permiten convertir archivos word, excel o powerpoint a PDF. Ahora veamos qué necesitamos para vivir libres de papeles.

Convirtiendo nuestros documentos a PDF

Hoy en día es normal que recibamos mucha información en formato PDF, Jazztel por ejemplo pone a disposición de sus clientes las facturas en formato PDF para que puedan consultarlas cuando sea necesario. Aún así puede que recibamos alguna notificación o recibos del banco en papel entre otros. En esos casos es importante conocer qué opciones tenemos para convertirlos en PDF.

• La primera opción es un escáner. El software que incluye el fabricante nos da opción a realizar un escaneado en formato PDF. En lugar de escasear como JPEG le indicamos que queremos usar el formato PDF y listo.

• Aplicaciones móviles y la cámara de nuestro tablet o smartphone. Todas las plataformas ofrecen aplicaciones que permiten hacer uso de la cámara para tomar una fotografía a un documento, procesarla y compartirla como PDF. Por ejemplo, para iOS tenemos JotNot Scanner con versión de pago y gratuita; para Android, Scan to PDF también con versión gratuita y de pago e incluso versión para Blackberry o Handyscan (de pago y gratuita) para Windows Phone.
  
  Estas aplicaciones capturan una fotografía y la procesa para, si así lo deseamos, elimine los colores, guardarla o compartirla con otros usuarios en diferentes formatos, entre ellos PDF.

• La tercera opción es, si tenemos algún documento en nuestro equipo ya en formato digital, una imagen JPEG, TXT, etc convertirlo a PDF haciendo uso de impresoras virtuales. En OS X, gracias a Vista Previa, cuando le damos a imprimir un documento podremos hacer clic sobre botón PDF y nos dará opción de guardar la impresión como tal.
  
  Si nuestro sistema no incluye esa opción podremos instalar una impresora virtual. Por ejemplo, PDFCreator para Windows.

Organizando los PDF

Convivir en un entorno donde todos nuestros documentos son digitales puede tener tantas ventajas como problemas podremos encontrar. Lo principal, como en todo pero aquí más, es mantener una buena organización desde el minuto cero.

Sentados delante del ordenador, recibiendo mails, descargando documentos, compartiendo archivos, etc es fácil caer en el «ya lo haré luego». El problema es que luego no se hace y terminas por acumular una cantidad de archivos tan grande que termina todo por convertirse en un inmenso cajón desastre.

Por tanto, es importante ser constantes. Además de contar con algunas herramientas y consejos que nos ayuden a encontrar lo que buscamos rápidamente. El primero de todo es el uso correcto de los nombres para cada archivo.

Establece el uso de prefijos. Así todas las facturas comenzarán por FAC_ seguido del nombre de la compañía y luego si queremos la fecha. Así mis facturas de Jazztel, aunque siempre están disponibles en el área cliente, las guardo como FAC_JAZZTEL_Abril2013.pdf. Si en lugar de facturas son manuales de usuario (de la cámara, televisor, Jazzbox,…) hago uso del prefijo MAN_. Todo esto es personal pero es recomendable hacer uso de ellos pues de un vistazo descartamos los que no nos interesan.

Usa un gestor de cotenidos. Los PDF podemos almacenarlos como otros archivos, haciendo uso de carpetas y subcarpetas. Una organización en árbol o bien usar alguno de los gestores de contenidos existentes. En internet encontraremos varios pero podemos recurrir a algunos que en un principio se habían pensado para otros usos pero pueden resultarnos igual o más útiles. Un claro ejemplo es Calibre.

Calibre es un gestor de libros electrónicos. Podremos crear una biblioteca donde almacenar todos nuestros libros y como admite el formato PDF porque en lugar de libros no lo usamos para gestionar nuestros PDF, da igual si son manuales, facturas, información, etc…

¿Donde almacenados los PDF?

Como siempre, aunque para algunos casos guardemos la copia en papel, es importante contar con una copia de seguridad. A partir de ahí a mi me gusta poder tener siempre a mano cualquier documento. Para ello la mejor opción es usar algún servicio de almacenamiento online.

En Anexo M ya hemos hablado de varias alternativas. Podéis elegir el que más os guste aunque siempre es recomendable que si usáis alguna aplicación móvil éste sea compatible. De esa forma no sólo podremos acceder a los datos allá donde estemos sino también guardar, con apps como las antes mencionadas, directamente desde el móvil cualquier documento en PDF.

Dropbox, Google Drive, Box.net o Skydrive son algunas de las opciones de discos duros virtuales. Se trata de elegir el que más

Unifica documentos PDF, Bonus Extra

Para finalizar, a modo de bonos extra, tenemos la opción de unificar diferentes documentos PDF en uno sólo. De este modo podríamos crear un único documento que recogiese todas las facturas de Jazztel durante el año 2012. ¿Cómo lo haríamos? Pues fácil, en OS X Vista Previa nos permite unificar varios documentos PDF en uno sólo pero si no siempre podemos recurrir a servicios online. Dos alternativas serían:

• MergePDF, subimos nuestros documentos y se encarga de crear un único PDF. La única limitación es que el tamaño total de los PDF no puede superar los 50MB. Sitio web.

• PDFJoin, similar al anterior. Subimos los documentos, máximo de 15MB por PDF y el servicio no crea uno sólo. La ventaja es que hace uso de conexión segura https en caso de documentos confidenciales.

Adiós a las montañas de papeles

Como veis reducir el uso de papel e incluso eliminarlo de forma drástica es posible. Esto tiene grandes ventajas, gracias a las herramientas de búsquedas podremos encontrar el documento que necesitamos en cuestión de segundos y sin necesidad de recordar en qué carpeta, caja o archivador pusimos la factura o formulario.

Además, no sólo para documentos tipo facturas, cargos del banco, cuotas o formularios es útil. Todos los tickets de compra de nuestros productos podremos digitalizarlos de forma que si debemos recurrir a la garantía no tendremos problema para encontrar el ticket y solicitar reemplazo o reparación.

Y sobre todo, si vais a cambiar de oficina, os mudáis de casa o simplemente estáis en continua movilidad no es lo mismo cargar con una memoria USB o acceder a la nube que tener que estar arrastrando carpetas llenas de papeles o depender de que alguien nos mande un fax o mail con el documento escaseado.

En Anexo M | Aprovecha el móvil como lector de libros digitales