A menudo, para simplificar, tendemos a confundir el concepto de teletrabajo con el de smart working. Son dos cosas diferentes. La segunda es smart, brillante. La primera, no siempre. En los últimos 20 años, las tecnologías digitales y, sobre todo la conectividad a Internet, han permitido la difusión de estas nuevas formas de trabajo. Pero la idea no es tan nueva como parece.
Al menos hasta la revolución industrial, las actividades que combinaban vivienda y lugar de trabajo en el mismo espacio físico eran la mayoría. El típico taller con las habitaciones en el segundo piso. Pero también las granjas, así como los despachos domésticos de escritores, médicos o notarios. Trabajar en casa no es nada nuevo. Lo es más trabajar desde casa, conectados a una oficina central.
el teletrabajo es Una idea antigua
Ya en la década de 1970, con la llegada al mercado de los primeros ordenadores, algunos sociólogos plantearon la posibilidad de realizar muchas tareas sin tener que ir a la oficina. La austeridad causada por la crisis del petróleo de 1973 llevó al Gobierno de los Estados Unidos a considerar el concepto de telecommuting. Mover datos en lugar de mover personas.
Y alguien lo intentó. El proyecto ‘Alternative Work Arrangement’ de la American Telephone and Telegraph (AT&T) tenía como objetivo explotar sus tecnologías de conectividad para que algunos empleados trabajaran desde casa o en centros específicos. AT&T incluso predijo que el teletrabajo involucraría a toda la población estadounidense en el 2000. Luego redujo la estimación al 40% de los empleados.
En realidad, a finales de los noventa, los teletrabajadores en los Estados Unidos eran alrededor de 16 millones. En Europa, unos nueve millones. Hoy en día es mucho más difícil definir un número, precisamente debido a la hibridación conceptual con el smart working. Según Adecco, el teletrabajo propiamente dicho involucra a 1,43 millones de españoles. El equivalente al 7,4% del total de ocupados en España, siendo la media de la Unión Europea (UE) del 8,4%. Con máximos del 25,6%, en Suecia, y del 21,8% en los Países Bajos.
El futuro es el Smart Working
A diferencia del teletrabajo, el smart working presupone flexibilidad y adaptación de los recursos humanos de acuerdo con las herramientas disponibles. La movilidad es el elemento que distingue esta forma de trabajo remoto. Se posibilita la realización de las tareas prácticamente desde cualquier lugar. Incluida la propia empresa, en ambientes específicamente diseñados para el coworking. O, cada vez más a menudo, en huddle rooms, espacios dedicados a reuniones breves e improvisadas.
El teletrabajo clásico se basa en la idea de que el empleado tiene una ubicación fija, pero diferente de la sede de la empresa. Normalmente se trata de su casa. La empresa se limita a transferir las mismas responsabilidades del lugar de trabajo al hogar del empleado. El smart working, en cambio, requiere que la empresa y el empleado redefinan los métodos de trabajo en términos de lugar y tiempo de una manera flexible. Trabajo inteligente también significa revisar la función de la oficina, que se convierte en un sitio donde se colabora y de encuentro con los clientes.
Para las empresas, tanto privadas como públicas, el trabajo ágil es extremadamente conveniente. Soportan menores costes energéticos y de mantenimiento. Sin embargo, hay que desarrollar nuevos canales para la gestión de los equipos virtuales. Los mostradores físicos de recursos humanos, por ejemplo, pueden ser reemplazados por plataformas de redes sociales empresariales. Las cuales, gracias a la inteligencia artificial, pueden volverse más eficientes con la introducción de asistentes virtuales.
Mejor humor y aire más limpio
Un buen ejemplo de esta revolución es Orange España. Ha lanzado un Plan de Trabajo Flexible, abierto a más de 3.000 trabajadores, y cuyas líneas principales han sido acordadas entre empleados y empresa. La mayor ventaja para el trabajador es la posibilidad de gestionar mejor el equilibrio entre la vida laboral y la personal. El tiempo gastado en viajar de la oficina a casa puede ser aprovechado, reduciendo también los costes (y el estrés) asociados con la movilidad diaria. El resultado es un mejor estado de ánimo y, por tanto, una mayor productividad.
Una adopción masiva del teletrabajo también generaría beneficios medioambientales indudables. Por ejemplo, la reducción de las emisiones de CO2 y las partículas en suspensión causadas por el tráfico y los equipos de aire acondicionado de las oficinas. Finalmente, según la Cámara de Comercio de Navarra, con el teletrabajo la productividad puede incrementarse hasta en un 70% y la calidad de este en un 40%, con un ahorro anual para la empresa de 1.200 euros por trabajador.
Las herramientas indispensables para el teletrabajo
Para mantenerse felices y productivos desde la distancia, el smart worker debe contar con herramientas específicas para sus necesidades. ¿Quién no tuvo que hacer una llamada o una videoconferencia justo cuando su gato, perro o niño decidió protestar? Por eso es necesario tener auriculares inalámbricos antirruido. Ya sea en una oficina, en un bar, en un parque, o donde sea que se trabaje, es realmente necesario poder aislarse.
A nivel de salud, lo ideal es colocar el ordenador en un soporte, de modo que los ojos queden siempre al mismo nivel que el borde superior de la pantalla. La perfección sería añadir una silla apropiada y un teclado ergonómico. Para proteger la vista, además, se pueden utilizar programas como f.lux, que adapta el color de la pantalla a la hora del día.
En cuanto a las aplicaciones y herramientas útiles para colaborar mejor con un equipo remoto, la elección es muy amplia. Desde lo productos de Google (Drive, Docs, Sheets, Calendar, etcétera) a las aplicaciones como Skype, Trello, Slack, Asana y programas para mantenerse enfocados como FocusBooster o Forest. Tampoco puede faltar una power bank. Una batería externa para cargar el teléfono móvil y el portátil en cualquier situación.
Remedios contra la soledad
Para ser completamente honestos, debe decirse que trabajar desde casa también puede causar cierta soledad. No es para todos. Además de las recomendaciones habituales, como salir de casa de vez en cuando o buscar un espacio de coworking, se puede probar Sococo. Es una oficina en línea donde los equipos desplazados pueden ‘reunirse’, mantenerse ‘cerca’ y sentirse conectados a pesar de estar lejos.
Los avatares personales pueden tomar un café frente a las máquinas, almorzar, hacer reuniones… En resumen, todo lo que se haría en una oficina real. No es exactamente lo mismo… pero es un pequeño paso para sentirse menos solos en los momentos de desaliento.
Para trabajar bien ya no es necesario estar en la oficina, pero sí saber convertir cada sitio en un lugar de trabajo. Hace falta una mentalidad diferente y las herramientas adecuadas. Porque trabajar desde casa no significa hacerlo en pijama. Es un cambio de perspectiva que puede representar el futuro. Pero hay que tomárselo en serio, por ambas partes, empresa y trabajador.
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